Een goede contractmanager is onmisbaar

Een goede contractmanager is onmisbaar

Een goede samenwerking begint met het afsluiten van een goed contract. Maar het proactief managen van een contract is net zo belangrijk. Door goed contractmanagement beheerst u de risico’s, verkleint u de kans op juridische geschillen, vermijdt u onnodige kosten, benut u omzetkansen en zorgt u uiteindelijk voor tevreden klanten. Een belangrijk onderdeel van uw organisatie lijkt me zo. In veel organisaties is echter nog veel winst te behalen op het gebied van contractmanagement. Een goede contractmanager is dan ook onmisbaar.

Waar richt contractmanagement zich op?

• Contractmanagement richt zich op het beheer van bestaande contracten (registratie, overzicht en inzicht) en verbeteringen van de huidige situatie;
• Contractmanagement richt zich op gewenste veranderingen vanuit de business en de effecten op de contractuele situatie;
• Contractmanagement let vooral op de kansen en risico’s verbonden aan bestaande en nieuwe contractuele relaties.

Wat doet een contractmanager zoal?

Een contractmanager is verantwoordelijk voor het opstellen van heldere en juiste contracten tussen leveranciers, aannemers en andere soorten bedrijven waarmee een organisatie te maken heeft.

Een contractmanager heeft onder andere de volgende resultaatsgebieden:

1. Contractbeleid
2. Contractvoorbereiding
3. Aanbesteding/contractafsluiting
4. Contractmanagement en beheer
5. Advies
6. Contractadministratie
7. Stakeholder management
8. Financieel proces
9. Optimalisatie
10. Managementinformatie

In het kort kunnen we stellen dat een contractmanager verantwoordelijk is voor het opstellen van goede en juridisch duidelijke contracten, waarbinnen alle verwachtingen en verplichtingen van de contractanten zijn opgenomen. Maar de werkzaamheden van een contractmanager gaan veel verder dan alleen het vastleggen van de prijsovereenkomst. Wat doet een contractmanager dan zoal?

Een contractmanager houdt zich onder andere bezig met:

• Het beheren van contracten;
• Het controleren van prestaties van leveranciers;
• Het bijhouden van inzicht in samenhang tussen contracten;
• Het doen van verbetervoorstellen;
• Het ondersteunen bij moeizame samenwerking;
• Het informeren van alle betrokken partijen en het voeren van overleg;
• Het inschatten en afdekken van risico’s;
• Het juridische waterdicht maken van contracten;
• Het waken over de voortgang en het budget;
• Het voorzien van managementinformatie.

Als we kijken naar welke doelstellingen een contractmanager heeft, dan zijn dit onder andere:

1. Borgen continuïteit;
2. Zorgen voor passende kwaliteit;
3. Reductie risico’s;
4. Benutten kansen;
5. Realiseren van besparingen;
6. Bijdragen aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen.

Deze doelstellingen kunnen bijvoorbeeld bereikt worden door:

• Reductie en selectie van leveranciers;
• Inkopen van complete diensten;
• Toepassing standaards in contracten;
• Sturing op kwaliteit, risico’s en kosten;
• Implementatie van sourcingsbeleid, leveranciersbeleid, contractbeleid en inkoopbeleid